Objetivo: 
El objetivo de este artículo es ofrecer una guía detallada sobre la configuración de los formularios de evaluación una vez creada la evaluación y configuradas las etapas del proceso. En esta guía, se explican los pasos necesarios para seleccionar las secciones a incluir en los formularios, como la evaluación de competencias y/o objetivos, asignar un peso a cada sección y añadir preguntas abiertas o de tipo potencial. Además, se proporcionan instrucciones sobre cómo habilitar comentarios en el formulario y redactar un mensaje de bienvenida personalizado. También se detalla cómo crear múltiples formularios para diferenciar los elementos que contendrán cada formulario.


Alcance / Limitaciones: 

El artículo está dirigido a usuarios administradores o usuarios con perfiles personalizados que cuenten con permisos de modificación en Evaluaciones. Se centra en la segunda fase de configuración de una evaluación, conocida como "Formularios".


Proceso en Plataforma: 

Después de haber creado la evaluación y configurado las etapas del proceso, el siguiente paso es configurar los formularios de evaluación. En esta etapa, deberás seleccionar las secciones que deseas incorporar en los formularios, como la evaluación de competencias y/o objetivos, y asignar a cada una un peso correspondiente. Además, tendrás la posibilidad de agregar preguntas abiertas y de tipo potencial a los formularios para recopilar información adicional y más detallada sobre el desempeño de los evaluados.


Antes de proceder con la configuración de los formularios, te recomendamos revisar el siguiente artículo para aprender cómo crear la evaluación y configurar las etapas del proceso



Para iniciar, haz clic en el símbolo de engranaje de esta sección para seleccionar el tipo de formulario para la evaluación. Tendrás dos opciones:



  • Formulario único:
    El formulario será el mismo en todos los tipos de evaluaciones seleccionados.

  • Múltiples formularios:
    Permite configurar diferentes formularios en cada tipo de evaluación. También puedes seleccionar la opción "Asignar por familia de cargos", así podrás asignar el mismo tipo de evaluación a más de un formulario. Para ello, debes asignar un nombre a los formularios que necesites y hacer clic en "Agregar". Luego, selecciona a qué tipos de evaluación corresponderá el formulario y elige la familia de cargo correspondiente, en caso de haber seleccionado esa opción.




Una vez guardes los cambios, notarás que se agregarán distintas pestañas para que configures cada formulario. Cada pestaña corresponderá a un formulario específico que has creado, lo que te permitirá personalizar cada uno de acuerdo a tus necesidades y requisitos de evaluación.

En los formularios, tendrás la opción de evaluar Competencias y/o Objetivos. Para comenzar a configurar el formulario, selecciona si evaluarás estos ítems y asígnales un peso. Es importante tener en cuenta que la suma de los pesos asignados a Competencias y Objetivos debe ser del 100%.


Competencias:

Primero, selecciona la escala con la cual se evaluarán las competencias. Puedes elegir entre las escalas predefinidas que vienen precargadas o las escalas personalizadas que hayas creado previamente.

Te recomendamos revisar el siguiente artículo para aprender cómo configurar escalas de evaluación personalizadas. Estas escalas podrás utilizarlas para medir competencias, objetivos y/o preguntas de potencial


Después, deberás elegir los tipos de competencias a evaluar en el formulario. Puedes optar por evaluar competencias Transversales y/o Específicas. Selecciona las que desees incluir y asigna un peso a cada una. Es importante destacar que la suma de los pesos asignados a ambas categorías debe ser igual a 100%.


  • Competencias Transversales:

    Las competencias transversales son aquellas que serán evaluadas en todos los participantes de la evaluación. Al seleccionar Competencias transversales, verás el listado de competencias de este tipo que tienes creadas. Deberás seleccionar las que quieres evaluar y asignarles un peso. La suma de estos pesos debe ser igual a 100%


    Una vez que hayas hecho esto, podrás organizar el orden de las competencias seleccionadas arrastrando y soltando las tarjetas, de manera que reflejen el orden que prefieras en el formulario.


  • Competencias Específicas:
    Al seleccionar competencias específicas se considerarán las competencias asignadas al cargo o familia de cargo de cada participante de la evaluación

Te recomendamos revisar los siguientes artículos para que aprender a cargar y asignar las competencias antes de crear tu evaluación:
- Crear y asignar competencias: Metodología Indicadores conductuales
- Crear y asignar competencias: Metodología Niveles de desarrollo



Objetivos:

Primero, debes seleccionar la escala con la cual se evaluarán los objetivos en el formulario. Luego, elige qué categorías de objetivos serán evaluados y asigna un peso a cada una. La suma de estos pesos debe ser 100%. Se considerarán los objetivos activos que tengan los colaboradores en su ficha.


Otra opción es integrar el seguimiento de avance:

  • Integrar evaluación con seguimiento de avance de objetivos:
    Al activar esta opción, los pesos de las categorías serán los configurados en la ficha de cada colaborador. Además, el formulario de evaluación con los objetivos será precargado con la información del porcentaje de avance ingresada en cada ficha. Sin embargo, el evaluador tendrá la posibilidad de modificar esta nota si lo considera necesario. Esta opción obliga a evaluar los objetivos con escala porcentual.


Te recomendamos revisar los siguientes artículos para aprender como configurar el módulo de objetivos y asignar objetivos a los colaboradores antes de configurar la evaluación:
- Configuración módulo objetivos
- Asignación de objetivos


También tienes la opción de agregar otros elementos al formulario:


Preguntas abiertas:

Puedes agregar preguntas abiertas al formulario y decidir si las respuestas a estas serán obligatorias, es decir, que no puedan dejarse en blanco. Escribe la pregunta que deseas agregar y haz clic en "Añadir".


Además, tienes la opción de cargar preguntas abiertas de forma masiva haciendo clic en "Importar preguntas". Deberás descargar un archivo Excel y cargarlo con las preguntas que deseas incorporar.



Preguntas de tipo potencial:

Además, existe la opción de incluir preguntas para evaluar el potencial de los colaboradores. Para ello, se debe seleccionar la escala con la que se evaluarán estas preguntas. Podrás agregar las preguntas de forma individual haciendo clic en "Añadir" o de manera masiva a través de un archivo Excel.


Al añadir al menos una pregunta de este tipo, podrás revisar automáticamente en la pestaña "Resultados" un gráfico tipo N-box. Este gráfico representará a los colaboradores en cuadrantes según sus notas de desempeño y de potencial.



Por último, revisa la configuración avanzada del formulario:


Configuración avanzada:

Desde esta sección, puedes habilitar la opción de comentarios en el formulario. Esta función permite a los evaluadores dejar comentarios en cada elemento o pregunta. Además, puedes elegir si estos comentarios serán opcionales u obligatorios.


Para finalizar, redacta el texto de bienvenida que estará al principio del formulario. Puedes utilizar variables para personalizar el mensaje según tus necesidades.


En caso de haber configurado múltiples formularios, deberás repetir estos pasos y configurar cada formulario desde su pestaña correspondiente. Esto te permitirá personalizar cada formulario según tus necesidades específicas y los criterios de evaluación establecidos para cada tipo de evaluación.


Listo, siguiendo estos pasos habrás configurado el formulario o los formularios de tu proceso de evaluación. Ahora puedes continuar configurando la sección "Resultados". Te proporcionamos el siguiente artículo para que aprendas a configurar la escala de resultados y elegir la metodología de cálculo.


Te recomendamos revisar el siguiente artículo para continuar con la configuración de tu evaluación:
- Configuración evaluación de desempeño: Resultados


Módulos Requeridos:

  • Base: Gestión de personas
  • Módulos:  Gestión del desempeño


Palabras Claves: Evaluación, desempeño, formularios, competencias, objetivos, preguntas abiertas, potencial, múltiples formularios


También te puede interesar:

Configuración evaluación de desempeño: Etapas del proceso 

Configuración evaluación de desempeño: Resultados 




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